Online maatwerk

Studiekeuzecheck en studentenwebsite

Hoe bereikt SOZ verbinding met studenten in het digitale tijdperk? Door online maatwerk te bieden. De Studiekeuzecheck en de nieuwe studentenwebsite zijn daar bij uitstek voorbeelden van.

Lieneke Gijsbers (Studiekeuze-/loopbaanadviseur)

Studiekeuzecheck

Lieneke Gijsbers (Studiekeuze-/loopbaanadviseur) en Remco Bonnet (Functioneel Beheerder Inschrijf - niet op de foto) over de Studiekeuzecheck

Beter kiezen met matchingstool
“Vanuit de overheid hebben onderwijsinstellingen de opdracht gekregen om  matching aan te bieden bij aanmelding voor een studie. Dit helpt (aankomende) studenten te ontdekken of de studie die ze willen gaan doen wel echt bij ze past. De Universiteit Leiden heeft bewust gekozen voor een relatief lichte matchingstool, namelijk een online vragenlijst, genaamd de Studiekeuzecheck. Daarnaast organiseren opleidingen ook verschillende activiteiten gericht op matching en kennismaking met de universiteit.”

Online vragenlijst
“Iedereen die zich aanmeldt voor een opleiding aan de Universiteit Leiden krijgt een lijst met vragen, onder andere over de achtergrond, manier van studeren en motivatie  om de opleiding te starten. Tijdens het invullen van de vragenlijst word je gestimuleerd om na te denken over je studiekeuze. Na het invullen van de vragenlijst krijg je meteen een rapport te zien met extra informatie over de opleiding en eventuele aandachtspunten waarmee je aan de slag kunt gaan voor de start van de studie.”

Drieledig doel
“De Studiekeuzecheck dient drie doelen. Het bevordert de juiste studiekeuze. Daarnaast helpt de informatie die we via de Studiekeuzecheck krijgen ons om de studiebegeleiding te verbeteren. Tot slot levert de Studiekeuzecheck data voor wetenschappelijk onderzoek, onder andere gericht op het voorspellen van studiesucces en studie-uitval.”

Samenwerkende afdelingen
“Binnen de Universiteit Leiden is SOZ verantwoordelijk voor de ontwikkeling en invoering van de Studiekeuzecheck. Omdat de opleidingen veel van elkaar verschillen, is het cruciaal om goed af te stemmen met alle betrokken partijen binnen de universiteit. De afdeling Studie- en studentenondersteuning coördineert het project en zorgt ervoor dat de vragenlijst bij alle faculteiten wordt uitgezet, in nauwe samenwerking met de faculteiten en Academische Zaken.

De afdeling Informatiemanagement heeft de vragenlijst ontworpen en coördineert het onderzoek. Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor het vormgeven, inrichten en uitzetten van de online vragenlijst en het contact met de externe technische partij. En het Frontoffice Studentenzaken helpt studenten als ze vragen hebben over de online matchingstool.” 

De toekomst van matching
“In samenspraak met de opleidingen en een studentenpanel  wordt de vragenlijst steeds verder geoptimaliseerd. SOZ houdt nauw contact met de betrokken partijen met het oog op continue verbetering.

In de toekomst wil Universiteit Leiden (verplichte) matching uitbreiden. Tot nu toe hebben drie opleidingen hun matching verplicht gesteld. Als de eerste resultaten daarvan positief zijn, is de verwachting dat meer opleidingen dit voorbeeld zullen volgen. SOZ onderzoekt, in samenspraak met Academische Zaken, of het mogelijk is om een centraal digitaal systeem te gebruiken voor matchingsactiviteiten van verschillende opleidingen.”

Remco Zeedijk
(Teamleider Communicatie)

Nieuwe studentenwebsite

Remco Zeedijk (Teamleider Communicatie) over de ingrijpende vernieuwing van de studentenwebsite

Versnippering
“Tot voor kort hadden we meer dan honderd opleidingswebsites met elk hun eigen informatie voor studenten. SOZ,  faculteiten, instituten en vele andere gremia boden vanuit hun eigen invalshoek eveneens informatie aan. Daardoor vonden studenten online veel overlappende, tegenstrijdige en incomplete informatie, wat leidde tot verwarring en frustratie.”

Integratie
“De oplossing voor dit probleem zagen we in een compacte, geïntegreerde website, waar informatie van centraal, facultair en opleidingsniveau samenkomt en elkaar verrijkt. Afhankelijk van zijn of haar opleiding krijgt de student binnen één omgeving toegang tot alle voor hem of haar relevante en actuele informatie. Niet alleen de informatie is eenduidig; ook de navigatiestructuur is voor alle opleidingen hetzelfde. Daardoor is de website overzichtelijk en vinden studenten snel de informatie waar ze naar zoeken. Om aan de internationale student tegemoet te komen is de hele website volledig tweetalig. Uiteraard is de website ook op een smartphone of tablet goed te gebruiken.”

De logica van de student
“Een belangrijk verbeterpunt ten opzichte van de oude websites was dat inhoud en structuur niet worden bepaald door de logica van de organisatie, maar door die van de bezoeker, de student. Hiervoor werden verschillende gebruikersonderzoeken uitgevoerd. Ook zetten we de kennis en het netwerk van de assessoren in. Het ontwerp werd naar aanleiding van nieuwe bevindingen herhaaldelijk aangepast. Een gevolg hiervan was de introductie van de tabbladen ‘algemeen’, ‘faculteit’ en ‘opleiding’. Die indeling maakt het mogelijk om per pagina informatie van drie verschillende niveaus naast elkaar aan te bieden. Het gebruikersonderzoek gaf ook aanleiding om te kiezen voor de constructie met het beginscherm, waarin de student wordt gevraagd zijn opleiding te selecteren. Op die manier ziet de student steeds de voor hem of haar relevante opleiding.”

Samenwerking dienstverlenende eenheden en faculteiten
“Omdat veel basiselementen voor zowel de studenten- als de medewerkerswebsite moesten worden gebouwd, werd besloten beide projecten tegelijkertijd te realiseren. Het Bestuursbureau en SOZ werkten daardoor intensief samen. Voordeel was dat het technisch team zich op ‘één’ project kon concentreren. Daarnaast was Strategische Communicatie en Marketing nauw bij het project betrokken, en natuurlijk ook de hoofdredacteuren van de faculteiten. Wat het project extra bijzonder maakt, is dat ook het LUMC aansloot, wat toch wel een unicum genoemd mag worden.”

Het SOZ projectteam
“Projectmedewerker Jeanine Laudij en ik voerden de voorbereidende taken uit. We stemden alles af met het technisch team, kern- en stuurgroepen, hoofdredacteuren en andere stakeholders. Naarmate het project vorderde werden communicatiemedewerkster Roswitha Kazic en Engelstalige webredacteur en vertaalster Rebecca Tait aan het team toegevoegd. Naast de technische inrichting van de website was ons vierkoppige team verantwoordelijk voor het herschrijven van de algemene informatie van de universiteit en het signaleren van knelpunten in de bestaande processen.”

De bouw
“Nadat in januari het Functioneel Ontwerp was opgeleverd ging in maart  de bouw van start met een ervaren  scrumteam. Vanwege de beperkingen in budget en tijd waren we genoodzaakt om de website zo compact en simpel mogelijk te houden, waardoor alleen de basis van de geïntegreerde website eind juni kon worden opgeleverd.”

Het vullen
“Voor de bouw van start ging, was het projectteam al begonnen met het controleren en herschrijven van de vele webteksten. Vanwege de overgang van aanbodgerichte informatie naar een meer vraaggerichte benadering zorgde de afstemming met de inhoudsverantwoordelijken voor de nodige discussies. Nadat er overeenstemming was bereikt over de inhoud, werden de teksten naar het Engels vertaald en, tot slot, in de nieuwe website gezet. Op 24 november, volgens planning, ging de nieuwe website live.”

Vervolgstappen
“Daarmee is dit project nog niet ‘af’. De website wordt nog niet door alle opleidingen volledig benut, hoewel de oude vertrouwde Tridionpagina’s langzaam maar zeker worden vervangen.

De website wordt nog steeds verder verbeterd en er wordt ook gewerkt aan de zichtbaarheid en vindbaarheid. Een mooie kans om de vernieuwde site onder de aandacht te brengen is de nieuwe studenten-app, die voor 2017 op het programma staat.”

Nieuwsgierig naar de studentenwebsite? Ga naar www.student.universiteitleiden.nl